Egy új munkatárs érkezése mindig egy tanulási folyamat kezdetét jelenti. Ez a betanítás, azaz az onboarding, amely során az új kolléga elsajátítja mindazt, amire szüksége van ahhoz, hogy önállóan tudjon dolgozni, és így kivegye a részét a termelésből. Ezt a folyamatot úgy kell kialakítani, hogy minél kevesebb időt vegyen igénybe, és ne vegyen el időt a régi munkatársaktól sem.
A betanítás (onboarding) jelentősége
A vásárlók vagy az ügyfelek számának növekedése a feladatok számának növekedésével is jár egy cég életében. Ilyenkor áll elő az a helyzet, hogy a munkatársak minden energiájukat és munkaidejüket felhasználva sem képesek a végére érni a teendőknek.
Ha valóban minden optimálisan működik, mindenki jó időbeosztással és teljes kapacitással működik, akkor a következő lépés a cég bővülése kell, hogy legyen. Azaz új ember felvételére van szükség.
A legtöbb vállalkozó és cégvezető ezt logikusan végig tudja gondolni, és megalapozott döntést hoz, amikor azt mondja: új munkatársat szeretne a cégbe. A kiválasztási folyamatba viszont már gyakran csúsznak hibák (nem véletlen írtam erről korábban: 5 kérdés, amit át kell gondolnod, ha profi munkatársakat akarsz a cégedbe). A betanítással pedig majdnem minden cég hadilábon áll!
Pedig nagyon sok múlik a betanításon, azaz az onboarding-on!
Ahol nem működik jól és hatékonyan az új munkatárs betanítása, ott előállhat az a helyzet, hogy az új kolléga hosszú hónapokig nem termel, sőt akár egyenesen unatkozik munkaidőben.
A hatékony betanításhoz dokumentumokra van szükség!
Az onboarding egyik legnagyobb kihívása az, hogy a már meglévő magas színvonalat és folyamatos termelést valahogy fenn kell tartani. Minél előbb, és minél kisebb energiabefektetéssel el kell érni, hogy az új munkatárs dolgozni kezdjen az elvárt hatékonysággal.
De ki fogja őt úgy betanítani, hogy ez lehetséges legyen?
Egy régi munkatárs idejéből sokat elvehet, amíg betanítja az új kollégát. Pontosan ezért van szükség részletes dokumentációra!
Olyan dokumentumokkal kell rendelkeznie a cégednek, amelyekben nagyon részletesen szerepel, hogy mit és hogyan kell csinálnia annak, aki az adott feladatot ellátja. Ez a doksi tulajdonképpen egy lépéssorozat arról, hogyan kell végezni az adott munkát. Emellett pedig egyfajta magyarázat is, hogy miért úgy működnek a folyamatok a cégben, ahogy működnek.
Ezekben a dokumentumokban ott kell lennie mindennek, amit fontos tudni ahhoz, hogy valaki jól végezze a munkáját:
- az, hogy mit kell csinálnia
- az, hogy hogyan kell csinálnia
- és az, hogy hogyan tudja ezt elsajátítani.
Praktikusan ez egy írásos, mindenki által elérhető felhőben tárolt dokumentum. Ezt érdemes kiegészíteni esetleg olyan videókkal, amelyekben konkrétan bemutatja valaki egy felület kezelését például. Ez segít még jobban minimalizálni azt, hogy mennyi élő emberes segítségre van szükség a betanításhoz.
Mindig frissítsd a leírásokat!
Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a folyamatok és a feladatkörök gyakran változnak! Ez könnyen csapdába csalhat a dokumentációval kapcsolatban. Elvégre hiába van egy hosszú és részletes leírásod, ha azt nem tudod a betanítás során az új munkatárs rendelkezésére bocsátani, mert már rég elavult.
Rendszeresen (mondjuk negyedévente, de minimum félévente) át kell nézni és felül kell vizsgálni ezeket a leírásokat. Ahol változás történt, ott pedig módosítani, frissíteni kell a dokumentumot.
Bizonyos cégméret alatt ezt a feladatot még végezheti a cégvezető vagy valamelyik munkatárs, aki jól ismeri a folyamatokat. De egy 20-25 fős cég esetében már érdemes külön személyzetis/HR-es munkatársat alkalmazni, akinek a feladatai közé tartozik ez is. Az ő felelőssége, hogy minden pozícióra vagy minden feladatról, amit valaki ellát a cégben, legyen egy ilyen leírás.
Ne konkrét emberekhez igazítsd a leírásokat!
Gyakori hiba, hogy a leírások egy-egy emberhez vannak igazítva. Amikor nem szerep, feladatkör, pozíció alapján születnek meg, hanem aszerint, hogy egy munkatárs miket és hogyan csinál. Sok helyen vannak „mindenesek”, akik annyiféle feladatot ellátnak egy személyben, hogy szinte lehetetlen egyetlen szóval leírni a pozíciójukat.
Pontosan ezért nem egy ember tevékenysége alapján kell létrehozni a pozíciókról vagy feladatokról szóló dokumentumokat, hanem adott szerep vagy munkakör alapján. Lehet, hogy 6-8 különböző feladatleírás születik így, ami nem jelenti azt, hogy ne végezhetné mindet egyetlen ember. De így fogod tudni részekre osztani a nagy egészt.
Ez azért fontos, hogy az új ember toborzását megelőzően, a pozíció leírásánál világos legyen, hogy mi lesz az új munkatárs feladata. Lehetséges, hogy éppen a jelenleg „mindenesként” funkcionáló kolléga válláról fogsz terhet levenni, és fontos, hogy szét tudd szálazni a feladatait. Így fogod tudni, hogy milyen feladatok elvégzésére keresel embert. Így fogod látni azt is, hogy milyen képességekkel, készségekkel kell rendelkeznie a jelentkezőnek.
A fejlesztési irány meghatározása
Ha vannak ilyen dokumentumai a cégednek, az jelentősen megkönnyíti azt is, hogy mutatószámokat, mérőszámokat (KPI-okat) társíts a munkakörökhöz. Segít átlátni, hogy mit várhatsz el a munkatársaktól, és hogy mi fogja tudni mérni a teljesítményüket.
Ezzel párhuzamosan pedig a fejlesztési irányok meghatározását is egyszerűbbé teszi. A működés leírása, és rendszeres áttekintése során felmérhető, hogy optimálisan lettek-e kialakítva a folyamatok. Könnyebb kiszúrni a hibákat, a fejlesztendő területeket, és minden olyan elemet, ami a hatékonyság rovására mehet.
Minél előbb kiderül, hogy valaki mégsem alkalmas a feladatra, annál jobb!
Az onboarding-nak része (bár nem a leghálásabb része) az is, hogy ki tudd szűrni, ha a kiválasztás során mégsem jó ember mellett döntöttél. Ahhoz, hogy ez minél előbb megtörténjen, érdemes már az első napoktól bevonni a termelésbe is az új munkatársat. Jó irány lehet, ha a munkanapjai egyik felét a dokumentumok olvasásával, betanulással tölti, a másik felét pedig feladatok elvégzésével.
Ezek természetesen olyan feladatok kell, hogy legyenek, amelyeket már ekkor el tud végezni, és valóban segítséget jelentenek más munkatársaknak. Kérj meg valakit a régi kollégák közül, hogy adjon neki egyszerűbb teendőket! Fontos, hogy olyan értelmes feladat legyen, ami később amúgy is része lesz a munkájának!
Az alapján fogsz róla teljesebb képet kapni, hogy hogyan végzi ezeket a részfeladatokat. Ha tudod például, hogy milyen minőségben vagy hogy mennyi idő alatt kell elvégezni egy ilyen tevékenységet, akkor máris látod, hogy ezt a szintet tudja-e hozni. Vagy megfigyelheted, hogy igényes-e a munkájára, megvan-e benne a hajlandóság a fejlődésre, és így tovább… A lényeg, hogy így láthatod azokat a tényezőket, amelyek alapján meg tudod hozni arról a döntést, ha esetleg nem passzol a cégbe.
A betanítás vége
Ha úgy látod, hogy beválik az új munkatárs (azaz jó volt a toborzás és a kiválasztás), és már hamarosan készen is áll a teljesen önálló munkavégzésre (mert jól működik az onboarding is), akkor újabb kérdés merül fel:
Mikor ér véget a betanítás?
Vagy fogalmazhatunk úgy is, hogy mikor vetheted be éles helyzetben az új munkatársat.
Ez tulajdonképpen egy szubjektív döntés, egyénileg kell meghatároznod azt, hogy mikor látod úgy, hogy elérkezett az ideje. (Persze az is intő jel, ha 3-4 hónap elteltével még mindig nem érzed azt, hogy eljött ez a pillanat.) Annak is megvan a veszélye, ha túl korán dobod be a mély vízbe az új munkatársat, és annak is, ha sokáig húzod a dolgot.
A legjobb, ha ebbe a döntésbe bevonsz másokat is valamilyen formában. Mindenképp kérj visszajelzést az új kolléga munkájáról azoktól, akiknek besegített, akik feladatokat adtak neki! Ha ez lehetséges, akkor demózd le, hogyan állná meg a helyét bizonyos helyzetekben! (Például játsszátok el, hogy te vagy az ügyfél, akivel egyeztetnie kell valamiről!) És az is járható út, hogy közvetlenül vásárlótól, ügyféltől kérsz visszajelzést olyan részfeladatról, amelyet az új kolléga végzett el (értelemszerűen ennek a hátteréről nem kell tudnia a vevőnek).
Összefoglalás
Ha azt szeretnéd, hogy a céged bővülése valóban növeljen a hatékonyságon és a kapacitáson, akkor jól kidolgozott onboarding-ra van szükséged. Ehhez pedig nélkülözhetetlen, hogy legyenek olyan dokumentumai a cégednek, amelyekben részletesen szerepel a feladatkörök leírása. Úgy kell megírni ezeket a dokumentumokat, hogy világosak és egyértelműek legyen azok a lépések, amelyek az adott feladat elvégzését jelentik. Ezek a leírások segítenek abban, hogy minél inkább önállóan, mások segítsége nélkül tudjon betanulni egy új kolléga.
Emellett a betanítási folyamat része az is, hogy fokozatosan, már a legelső napoktól kezdve bevonod a termelésbe az új kollégát. Így fogod tudni felmérni, hogy valóban képes lesz-e jól végezni a munkáját, illetve, hogy passzol-e a cégbe. És ez fog segíteni abban is, hogy lásd, mikortól vetheted be őt „éles helyzetben”.
Következő lépés
Folyamatosan képezzük a magyar vállalkozókat és szakembereket többek között digitális tananyagokkal, valamint élő képzésekkel, workshopokkal. Hamarosan sor kerül egy toborzásról, kiválasztásával és onboarding-ról szóló workshop-ra is! Foglald le a helyed ide kattintva, hogy biztosan ne maradj le róla!
Ha pedig szeretnéd az online marketinged színvonalát arra a szintre emelni, amilyet a céged érdemel, vedd fel velünk a kapcsolatot! Ügyfélkapcsolati menedzser kollégánk telefonon fog keresni (munkaidőben általában 2 órán belül), és segít megtalálni, hogyan lehetünk a segítségedre!
